8 conseils pour communiquer avec les équipes distantes

Olive Eve
2021-01-15 13:40:47 • Filed to: Conseils d'Enregistrement d'Écran
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En cette ère de travail à domicile, de nombreuses entreprises sont confrontées à un ajustement important par rapport à ce à quoi elles sont habituées. Bien qu'il faille s'adapter à de nouvelles méthodes de travail, la plupart des entreprises conviennent que la plus grande adaptation à laquelle elles doivent faire face concerne la communication avec les équipes à distance.

communiquer avec une équipe à distance

Il existe de nombreux outils qui peuvent faciliter ce processus, mais si vous ne savez pas comment les mettre en place et les utiliser, le processus d'apprentissage peut prendre beaucoup de temps. Alors, comment s'assurer que les emails ne restent pas sans réponse et que les appels téléphoniques sont toujours retournés.

Il existe plusieurs stratégies que vous pouvez mettre en œuvre afin de faciliter votre communication avec les employés à distance. Les stratégies décrites ci-dessous vous permettront de vous assurer que chacun est suffisamment productif pour faire avancer l'entreprise sans faire éclater votre budget.

S'assurer que tout le monde est prêt pour les défis à venir

L'adaptation à la nouvelle routine de travail va être un défi pour tout le monde, surtout si tous les travailleurs travaillaient dans un bureau. Par conséquent, la première chose à faire est de s'assurer que chacun est bien préparé à s'adapter aux nouveaux défis qui vont se présenter. Il peut s'agir de veiller à ce que tous ceux qui travaillent à distance aient accès à tous les outils nécessaires pour faciliter la communication.

Si vous rencontrez des difficultés pour utiliser le matériel et les logiciels nécessaires à une communication à distance efficace, vous devrez vous attaquer au problème dès le début, plutôt que d'avoir des ratés à un moment crucial.

Outre les questions de communication, prenez en compte les autres problèmes que vos employés peuvent rencontrer lors de la transition vers le travail à domicile. Des éléments comme la procrastination et un équilibre efficace entre vie professionnelle et vie privée sont quelques-uns des éléments que vous devez prendre en compte.

L'un des meilleurs moyens de maîtriser ces problèmes est de créer une ligne de conduite qui guidera la manière dont le travail à distance sera mené. Avec un peu de directives, vous serez surpris de voir à quel point vos employés s'adaptent.

Les contrôles réguliers sont essentiels

Le travail à distance ne sera possible que si tous les membres de l'équipe se contactent régulièrement. Avec les outils de vidéoconférence, c'est très simple et rapide. Mais il faut s'assurer que tous les contrôles sont programmés de manière à ce que chacun soit informé de la date de réunion et que son travail soit terminé à temps. Vous devez cependant prévoir une disposition qui permette à quelqu'un de convoquer une réunion s'il y a un problème urgent ou une nouvelle idée à partager.

Mais il est tout aussi important, à des fins de productivité, de disposer d'un outil de suivi des activités quotidiennes. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de disposer d'un rapport d'activité quotidien que chaque employé est censé remettre à la fin de la journée. C'est un moyen simple afin de suivre la productivité de toute l'équipe.

Utiliser des vidéos pour communiquer

L'un des meilleurs moyens de s'assurer que tous les membres de l'équipe reçoivent le même message est d'enregistrer un message vidéo que vous pouvez ensuite partager avec l'équipe. Une vidéo vous donne également la possibilité de démontrer ou d'illustrer un projet à l'équipe de manière à ce que tous les membres de l'équipe s'engagent activement.

Avec un outil comme Wondershare DemoCreator, vous pouvez créer facilement des vidéos de flux d'écran qui détaillent plusieurs aspects de la vidéo qui doivent être travaillés, en indiquant ce que vous devez faire. De plus, les fonctions d'annotation des outils vous permettent de mettre facilement en évidence les sections de la vidéo auxquelles vous souhaitez que votre équipe prête attention.

Une autre excellente façon d'utiliser la vidéo est de demander à vos employés à distance de poser des questions concernant le projet afin de créer une vidéo simple avec des réponses. Ces vidéos peuvent être précieuses car elles peuvent même aider la prochaine équipe ou les travailleurs à distance à effectuer facilement la transition vers le travail depuis leur domicile.

Utiliser les logiciels de collaboration et les technologies de communication

Les logiciels de collaboration et les technologies de communication peuvent être d'une valeur inestimable pour une équipe à distance. Plutôt que d'utiliser des outils comme les emails pour partager des idées, vous pouvez utiliser des outils de vidéoconférence comme Google Meet pour les appels vidéo et Slack pour les messages afin de rassembler l'équipe en un seul endroit. Cela leur donnera non seulement l'impression de travailler dans un bureau, mais leur permettra de communiquer, de partager des idées, de critiquer leurs idées et même de démarrer un nouveau projet en temps réel.

Il existe de très nombreux types d'outils de collaboration sur le marché. Donc, pour choisir le meilleur, commencez par évaluer les besoins de votre équipe. Par exemple, vous n'avez pas besoin de payer pour un programme de vidéoconférence qui prend en charge 1000 participants alors qu'il n'y a que 10 personnes dans votre équipe.

Vous devez également prendre le temps de démontrer le fonctionnement de ces applications collaboratives et de ces outils de communication. Ici, une vidéo de flux d'écran pourrait s'avérer très utile.

Créer une culture de bureau en ligne

Cela s'appliquera en particulier si votre bureau devient distant à plein temps. Déterminez ce qui manquera le plus à vos employés lorsqu'ils ne seront pas au bureau et essayez ensuite de fournir une version en ligne à ce sujet. Les employés qui se sentent valorisés ou qui font partie d'une équipe (même si celle-ci est éloignée) ont beaucoup plus de chances d'être productifs.

Et ne pensez pas qu'il faille dépenser beaucoup en fêtes somptueuses pour montrer à vos employés qu'ils sont appréciés. Une simple infographie d'équipe détaillant les statistiques de ce qu'ils ont réalisé au cours d'un mois donné, publiée sur les médias sociaux, peut être un facteur de motivation efficace. Vous pouvez même vous contenter d'organiser une réunion hebdomadaire par vidéoconférence où les employés ne sont pas autorisés à parler de leur travail.

Encourager la présentation d'idées et d'arguments sous forme de supports visuels

La plupart des gens ne s'engageront pas dans un concept ou une idée sans en avoir une représentation visuelle. Par conséquent, l'une des meilleures façons de vous assurer que vos employés restent engagés est de les encourager à utiliser des supports visuels pour présenter leurs idées et leurs arguments.

Il existe de nombreux supports visuels qui pourraient être utiles à cet égard. L'un d'eux est bien sûr la vidéo et si un membre de l'équipe peut prendre le temps de créer une vidéo qui explique son idée en détail au reste de l'équipe, alors les autres ont de grandes chances de se mobiliser et de se souvenir du concept plus que s'ils venaient de le lire.

Une autre façon originale d'utiliser les médias visuels pour communiquer des idées est d'utiliser des infographies et des diapositives. Une infographie colorée peut rendre intéressantes et attrayantes même les statistiques les plus ennuyeuses.

Fixer des échéances et des attentes claires

Comme tout freelance vous le dira, le travail à domicile présente de nombreux avantages, parmi lesquels la possibilité de fixer ses propres horaires de travail. Cependant, il y a toujours le danger de la procrastination. Mais comme vous le dira tout travailleur indépendant qui a dû lutter contre l'emprise de la procrastination, il n'y a qu'une seule façon de s'en débarrasser : commencer à travailler.

Mais comment motiver les travailleurs que vous ne voyez pas à se mettre au travail ? Il existe une solution simple à ce problème : fixer des délais précis et s'assurer qu'ils comprennent ce que vous attendez d'eux. Mais cela ne fonctionnera que si vous disposez d'un système qui vous permet de les contrôler quotidiennement.

Vous pouvez également leur faire savoir que vous aurez besoin qu'ils soient accessibles pendant les heures de travail. Cette attente les responsabilisera et garantira qu'ils travailleront au moment où ils sont censés le faire.

Encourager les discussions de groupe et le retour d'information

Pour que votre équipe à distance se sente comme une équipe, vous devez l'encourager à travailler ensemble et la meilleure façon d'y parvenir est de recourir à des discussions de groupe et à des retours d'information. Le travail à distance peut être très solitaire et la productivité sera grandement affectée si l'équipe ne se sent pas comme telle.

Vous pouvez encourager ce niveau de travail en équipe en programmant des vidéoconférences ou des réunions dont le seul but est de discuter des idées. Chaque personne peut proposer un nouveau projet ou une nouvelle façon de mener à bien le projet en cours et chaque membre de l'équipe peut être encouragé à partager son opinion.

Vous voudrez également encourager vos employés à fournir un retour d'information honnête sur certains des outils et processus impliqués dans le projet. Ce retour d'information honnête vous aidera à leur fournir le soutien dont ils ont besoin pour maintenir leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Au début, le travail à distance semblera être une tâche ardue. Mais avec les bons outils et une bonne utilisation de ces outils, il peut être l'un des meilleurs moyens de travailler. Nous espérons que la mise en œuvre des stratégies décrites ci-dessus vous sera utile, à vous et à vos employés.

Olive Eve

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